Het bijhouden van uw administratie

Vele ondernemers en opleiders zien het bijhouden van de financiële administratie of cursusadministratie als niet een van de leukste klussen. Echter is het zeer van belang dat de administratie zo efficiënt en effectief mogelijk wordt bijgehouden. U kunt als opleider uiteraard kiezen voor een handige tool voor uw cursusadministratie. In dit blog geven wij u tips omtrent hoe u het beste kunt starten met het bijhouden van uw administratie.

Denk al in de opstartfase na

Begint u zojuist met een onderneming of start u net als opleider? Dan kunnen wij ons indenken dat u zich vooral focust op de kernactiviteiten binnen uw onderneming. Echter is de financiële administratie of cursusadministratie een belangrijk onderdeel waar u in het begin al over na dient te denken. Hoe gaat u uw financiën en informatie administreren? Laat u de boekhouding over aan een online tool? Of kiest u toch voor een administratie- of accountantskantoor?

Zorg voor structuur

De beste basis voor een goede administratie is structuur. Niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw eventuele administrateur. Zorg dat u verschillende mappen heeft, zoals mappen voor cursistengegevens, bankafschriften, verkoop- en inkoopfacturen, geprinte bonnen en contracten/overeenkomsten. De informatie in deze mappen sorteert u vervolgens op datum, zoals de factuurdatum, datum van een overeenkomst, etc.

Handig factureren? Kies voor automatisering

Tegenwoordig is er veel mogelijk op het gebied van administratie. Zo kunt u ervoor kiezen een deel van uw facturaties te automatiseren. Zo kunt u ervoor kiezen om uw inkoop- en verkoopfacturen vast te leggen in een zogenoemde e-facturatie. Ook is het zeer handig om bankmutaties bij te houden in een speciaal bestand of deze snel in te kunnen lezen in een boekhoud softwarepakket. Heeft u bepaalde facturen die u dient te betalen? Zet deze klaar via internetbankieren voor een bepaalde datum, zodat u zeker weet dat u straks geen betalingsachterstanden heeft en boetes voorkomt.

Blijf uw administratie bijhouden

Wilt u uw administratie echt goed geregeld hebben? Zorg dan dat u deze goed bijhoudt. Kies voor een periodiek moment wanneer u uw administratie bijwerkt of bepaalde zaken afhandelt.
Zo voorkomt u een grote administratieve achterstand en weet u zeker dat u uw zaken goed op orde heeft.

Conclusie

Bent u startend ondernemer of begint u zojuist als opleider? Dan heeft de administratie wellicht niet uw grootste prioriteit. Echter is het belangrijk hier juist in het begin voldoende aandacht aan te besteden. Het fijne is dat er tegenwoordig vele hulpmiddelen voorhanden zijn om uw financiële administratie of cursusadministratie in goede banen te leiden. Kijk hier eens naar en maak gebruik van onze handige tips. Niet alleen zorgen deze voor een snelle start, maar houdt u hiermee op termijn ook tijd over. Tijd die u weer meer aan uw organisatiedoelen kunt besteden. Wij wensen u veel succes met het bijhouden van uw administratie.

Cursusadministratie software

Overweegt u gebruik te maken van een cursusadministratie software? Dat is heel verstandig van u. De wereld wordt immers steeds digitaler. Daarnaast scheelt het u een hoop zoekwerk in rommelige spreadsheets of zelfs papieren dossiers! Maar is het werken met een digitale cursusadministratie niet alleen geschikt voor mensen die zeer goed overweg kunnen met computers? Voor mensen die op zeer hoog niveau begrijpen hoe software in elkaar zit? Nee hoor, dat valt gelukkig reuze mee. Lees dit blog om te ontdekken hoe cursusadministratie software precies in elkaar zit.

Kies voor een koppeling tussen de backoffice en frontoffice

Begint het u al te duizelen als u bovenstaande kop leest? Maakt u zich geen zorgen. Om gebruik te kunnen maken van cursusadministratie software, hoeft u zich niet om te scholen tot een heuse IT’er. Wat echter wel handig is, is als u een beetje begrijpt welke informatie allemaal opgeslagen kan worden in de software en waar deze voor gebruikt kan worden. Wat hierbij erg belangrijk is, is het verschil tussen de backoffice en frontoffice. Schrijft een cursist zich in voor een bepaalde cursus? Dan wordt zijn of haar informatie opgeslagen in de backoffice. Deze informatie is niet voor iedereen zichtbaar. Ook staan alle interne processen van een opleidingsinstituut vaak in een backoffice. De frontoffice daarentegen is de zijde waarmee de cursist werkt. In een goede cursusadministratie software kan de cursist in de frontoffice alles vinden wat hij of zij wil weten. Denk aan actuele informatie over roosters, docenten en locaties. Een goede (scheiding tussen de) front- en backoffice is dus essentieel!

Schaf ook goede cursusadministratie software aan

U ziet, voor een optimale cursusadministratie is het belangrijk dat de frontoffice en backoffice naadloos op elkaar aansluiten. Tegelijkertijd moet de software veilig en vertrouwd omgaan met persoonlijke informatie. U wilt immers niet dat persoonsgegevens, cursus resultaten of andere gevoelige informatie zomaar door iedereen te vinden is! Zeker nu de Europese privacywetgeving wat strakker is gesteld! Kortom, bent u op zoek naar nieuwe software voor uw cursusadministratie? Houdt bovenstaande punten dan in uw achterhoofd in uw zoektocht naar de juiste cursusadministratie software!